Menu

De toekomst van data-analyse in de controlepraktijk

Daar waar de regels voorschrijven dat externe accountants controleren op basis van steekproeven en deelwaarnemingen, halen IT-ontwikkelingen onze branche in sneltreinvaart in. Data-analyses kunnen zorgen voor een aardverschuiving in de werkwijze van onze auditpraktijk.

Kort gezegd staat data-analyse voor het ontsluiten, onderzoeken en inzichtelijk maken van gegevens, processen en verbanden. Dit kan met programma’s als Excel of meer gespecialiseerde software, zoals IDEA. De mogelijkheden rondom data-analyse zijn de afgelopen jaren enorm ontwikkeld. Vanwege steeds verdergaande automatisering ontstaan er continu nieuwe mogelijkheden, denk hierbij aan big data en blockchain.

 

Steekproeven en deelwaarnemingen

Tegenwoordig doen we alles digitaal. We werken in de cloud en applicaties kunnen meer dan wat we ons een paar jaar geleden konden voorstellen. De ontwikkelingen gaan hard. Harder dan ons vakgebied tot nu toe toelaat.

In de praktijk kunnen we er dan ook nog niet vol op inzetten. De regels schrijven namelijk voor dat accountants controles uitvoeren door middel van de ‘ouderwetse’ steekproeven en deelwaarnemingen. Dat is waar toezichthouders ons aan houden en op toetsen. En dat is een gemiste kans, omdat we met data-analyses eenvoudig gezegd meer kunnen halen uit de gegevens die voorhanden zijn.

 

Focussen op uitzonderingen

Statistische steekproeven en deelwaarnemingen geven dan wel een goed beeld van het totaal, maar niet per se van mogelijke afwijkingen. Met data-analyses kunnen we verbanden ontdekken, focussen op uitzonderingen en interne processen goed testen. En zo zijn er nog veel meer voordelen te noemen. In de nabije toekomst denken we zelfs Artificial Intelligence (AI) in te kunnen zetten om trends te voorspellen en analyses op data uit te voeren.

Wanneer de ‘grote lijnen’ inzichtelijk zijn, kunnen we focussen op de uitzonderingen. Op details die van cruciaal belang kunnen zijn in de audit. We kunnen zelfs inzoomen op individuele transacties. Met die opgedane inzichten kunnen we veel gerichter detailcontroles uitvoeren. Dat kan waardevolle informatie opleveren die je minder snel ziet wanneer je alleen controleert op basis van steekproeven.

Uiteraard dienen we wel de vraag te beantwoorden in hoeverre de gehanteerde data betrouwbaar is. Als accountant ontkomen we zo mogelijk toch niet aan het uitvoeren van steekproeven en/of deelwaarnemingen. Zeker in een situatie waarbij de accountant niet kan steunen op de geautomatiseerde systemen.

 

Sneller en efficiënter

Door alle beschikbare data van een klant op een effectieve manier te gebruiken, kunnen wij als controlerende accountants sneller en efficiënter ons einddoel bereiken. Bovendien hoeven klanten minder documenten aan te leveren, want wij kunnen vrijwel alles uit de verschillende databases halen.

Een paar voordelen van data-analyses in de praktijk:

  • Geld- en/of goederenbewegingen in kaart brengen
  • Controle op betalingen en inkoopfacturen
  • Inzoomen op crediteringen
  • Matchen en analyseren van verschillende databases
  • Afboeken debiteuren buiten de bank om

Worden voorraden verkocht onder de kostprijs? Zo ja, welke en waarom? Zijn er bijzondere declaraties in de administratie opgenomen? Zijn er facturen dubbel betaald? Allemaal vraagstukken waar we met data-analyses op kunnen inzoomen.

 

Frauderisico’s beperken

Bovendien kunnen we frauderisico’s sneller ontdekken. Met name in het MKB zien we vaak dat het betalingsverkeer niet 100% dicht zit. Dat biedt ruimte voor fraude. Zo is soms sprake van onvoldoende functiescheiding binnen het betaalproces. Iemand is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor de administratie, het klaarzetten van betalingen en tot slot ook voor het daadwerkelijk uitvoeren van betalingen. Met data-analyses kunnen we sneller en grondiger vaststellen of er onrechtmatige betalingen hebben plaatsgevonden.

 

Mogelijke risico’s van data-analyses

Data-analyses stellen ons in staat klanten te voorzien van nieuwe inzichten, zodat zij met die informatie hun processen kunnen optimaliseren. Toch brengt de inzet van data-analyses ook mogelijke risico’s met zich mee. Zo moeten we niet verzanden in het uitvoeren van ‘trucjes’. En bovenal ver weg blijven van analyseren om het analyseren. Een overkill is niet het doel. Maar bestaan er mogelijke risico’s? Is data-analyse van toegevoegde waarde voor de klant? Dan moeten accountants de mogelijkheid hebben om de kracht van data-analyses te benutten.

 

IT-minded accountants

Niet voor niets moeten wij als accountants steeds meer IT-minded zijn. Ieder auditteam van Countus Audit heeft daarom minstens 1 teamlid dat volledig is gespecialiseerd in data-analyse. Op deze manier kunnen we, ook nu al, meer van toegevoegde waarde zijn voor onze klanten.

Het gebruik van data-analyses stelt ons in staat ons werk beter te doen. Audits worden minder voorspelbaar en daarmee beter. Het kan alleen nog even duren voordat onze branche er vol op inzet. Hoe lang het nog duurt? Als accountants zijn we over het algemeen meer gericht op het verleden, maar wij zetten er het liefst zo snel mogelijk op in.

 

Meer weten?

Meer weten over data-analyse? Of wilt u persoonlijk advies? Vul het contactformulier in.

Ik wil graag meer weten over data-analyse

Plaats een reactie

Reageren? Deel hier je mening. Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd.